協(xié)會動態(tài)
深圳建筑業(yè)協(xié)會行政制度
信息來源： 深圳建筑業(yè)協(xié)會 信息提供日期：2007-08-23 瀏覽：9318
深建協(xié)字（2007）第057號
深圳建筑業(yè)協(xié)會行政制度
為使協(xié)會各項業(yè)務按部就班的開展,保證協(xié)會各項工作有章可循,特制定深圳建筑業(yè)協(xié)會行政制度。
會議制度
一、協(xié)會會議種類。協(xié)會會議主要有：會員大會，會員代表大會，理事會議、常務理事會議、協(xié)會領導及秘書處辦公會議、分支機構及專業(yè)（工作）委員會會議等。
二、協(xié)會各類會議的召開與主持。會員大會、會員代表大會、理事會議及常務理事會議按章程規(guī)定召開，以上會議及協(xié)會領導成員辦公會議由會長主持；秘書處辦公會議、分支機構及專業(yè)（工作）委員會議等根據工作情況確定，以上會議由秘書長或分管領導主持。
三、會務及相關工作。1、會務工作。會員大會、會員代表大會、理事會議、常務理事會議及辦公會議由辦公室負責會前準備工作及會議過程的各項會務工作，秘書處其他部門予以協(xié)助及配合；分支機構及專業(yè)（工作）委員會會議等由相關部門負責會務工作。2、會議紀要及落實。按會務工作分工各部門相應完成會議紀要及相關會議材料的撰寫，并協(xié)助協(xié)會或秘書處領導做好會議所確定事項的落實工作。
文件管理制度
秘書長是協(xié)會秘書處文件管理的負責人，辦公室是文件管理的責任部門，各部室依照本規(guī)定履行職能。
一、行文管理
1、秘書處行文使用兩個文號，“深建協(xié)字”和“深建協(xié)秘字”。 “深建協(xié)字”適用于以協(xié)會名義發(fā)出的文件，包括上行文，平行文，對會員單位的正式公文。“深建協(xié)秘字”是以秘書處的名義發(fā)出的公文，主要是各部室具體業(yè)務工作文件和秘書處的內部事務管理文件等。兩種文號均加蓋協(xié)會印章或秘書處印章。
2、各類公文實行“誰起草誰校對的原則”。各職能部門根據工作需要，自行完成文件的起草工作，并將打好的文件清樣交辦公室，辦公室對文件負責審核，報秘書長、或會長審批簽發(fā)，并負責文件的文號編排，印發(fā)等工作。
3、冠以深建協(xié)字的各類公文需經會長簽發(fā)，冠以深建協(xié)秘字的各類公文需經秘書長簽發(fā)。
4、行文執(zhí)行登記制度。接收的部門和發(fā)文單位應在行(發(fā))文記錄上簽收。
5、各類公文行文需使用《深圳建筑協(xié)會行文呈批表》（見表一）
二、收文管理
1、各級單位的來文來函，由辦公室負責接收、登記。
2、各部室收到的各類文件應及時送交辦公室，辦公室按辦文程序的規(guī)定辦理。
3、各部室收到的郵寄或網上下載的各類文件應及時送交辦公室。
4、文件原件由辦公室歸檔，各部室需保留文件時，僅保留復印件。
三、辦文管理
1、辦公室將收到的來文來函應及時填寫《深圳建筑協(xié)會文件處理表》（見表二）并呈送秘書處領導批示。
2、辦公室根據秘書處領導對來文來函的意見，及時移交經辦的各職能部室。辦公室負責督辦。
3、當年各職能部室辦理完的文件資料留存在所在辦理部室。按照檔案管理的規(guī)定，年末各職能部室將各類公文交辦公室歸檔。
四、其他
發(fā)文的方式可分為四種：投遞、郵寄、收文單位領取及網上發(fā)文。
1、采用投遞方式的發(fā)文。凡向上級主管部門的各類文件均由辦公室負責。凡發(fā)向會員單位的發(fā)文由行文單位負責。
2、采用郵寄方式的發(fā)文由行文單位負責。
3、采用收文單位派員領取的方式發(fā)文，由行文單位負責。
4、采用網上發(fā)文的方式發(fā)文，由辦公室負責。
印章管理辦法
一、深圳建筑業(yè)協(xié)會的行政印章、業(yè)務專用章實行集中管理、按權限審批、留檔和使用登記的管理制度。
二、辦公室是印章管理的責任部門。負責印章的刻制、保管和使用記錄。設專人負責此項工作。
三、“深圳建筑業(yè)協(xié)會”印章的使用，由會長審批。秘書處印章的使用由秘書長審批。
四、財務專用章由主管會計負責保管，按有關財務管理的規(guī)定使用印章。
五、秘書處業(yè)務專用章及分支機構印章的使用，由分管領導審批。
六、印章保管人員應保證在受控的情況下用印。
七、授權委托書、法定代表人證明書、介紹信、證明書等，由專人保管，經會長批準后開具，并留底備查。
辦公用品管理制度
一、秘書長是辦公用品管理的負責人。辦公室負責辦公用品的采購。財務室負責辦公用品采購計劃的編制和倉庫管理。
二、財務室負責按季編制辦公用品的采購計劃。臨時急需的辦公用品，編制補充計劃。
三、辦公用品采購計劃由秘書長審批，批準后交辦公室采購。
四、辦公室根據審批的采購計劃，組織二人以上實施采購。采購時，應貨比三家，做到價廉物美。
五、采購的辦公用品，經驗收后，交財務室并辦理入庫手續(xù)。
六、各部室按計劃到財務室領用，并在領用記錄上簽字。
七、辦公用品使用應厲行節(jié)約，屬個人使用的辦公用品由個人妥善保管，屬公用辦公用品（如復印紙等）由辦公室控制使用。
接待工作制度
一、秘書長是協(xié)會對外接待工作的負責人，決定接待工作中的重要事項。
二、辦公室是接待工作的組織和牽頭部門。統(tǒng)一負責安排來訪團體或人員的接待，各職能部門按對口接待來訪的內容協(xié)助工作。
三、各職能部室對口的接待安排，秘書處分管領導負責，各部室直接組織安排，辦公室協(xié)調。
四、接待工作應熱情、禮貌、舉止適度，盡東道主之誼，樹立協(xié)會良好形象。
五、遵循對等接待原則和節(jié)儉原則。食、宿、行要尊重客人的意見，重要事項應及時報協(xié)會領導。
車輛管理規(guī)定
一、本協(xié)會車輛的主管部門為秘書處辦公室。根據工作需要由辦公室統(tǒng)一辦理相關購買、報廢等手續(xù)和證照，繳納相關費用，統(tǒng)籌兼顧，合理調配。
辦公室設專人負責車輛的維修、保養(yǎng)、年審，定期檢查車輛狀況。
專備車輛由協(xié)會及秘書處領導負責使用、保管，其他車輛由辦公室安排使用和保管。各部門工作用車須提前預約，統(tǒng)一安排。
二、嚴格遵守道路交通管理規(guī)則及相關法令，文明駕駛，確保行車安全。
三、認真做好車輛的維護和保養(yǎng)工作,強化安全意識。
四、保持車輛清潔衛(wèi)生，切實維護協(xié)會形象。
五、因私用車必須經秘書長同意后，辦公室方可派車。
防火治安管理制度
一、秘書長是協(xié)會防火治安管理的負責人。辦公室是責任部門，設專人負責此項工作。
二、各部（室）負責本區(qū)域的治安防火工作。下班后切斷所有電源，關閉空調、通風的開關，鎖好門窗。每天最后離開的人員，應關閉公用的照明、通風、空調，并鎖好大門。
三、開展防火宣傳活動，提高員工防火觀念和防火自覺性，普及防火與滅火常識宣傳教育。
四、經常進行防火檢查，嚴格控制火源，妥善處理易燃品，保持防火通道通暢，整改火險隱患，堵塞火險漏洞，防止火災發(fā)生。
五、發(fā)生火災時，全體人員要積極投入滅火并及時報警.
六、按消防要求配備消防器材，不得挪作它用。并定期檢查、保養(yǎng)、維護、更換各種消防器械、藥物和材料，確保有關設施的有效性。
七、增強治安防范意識，保護好公私財物。個人貴重物品不得存放于辦公室。
八、加強安全用電意識。電線、電器殘舊，不能保證安全使用的，應及時更換。配電房等消防重地，嚴禁吸煙和使用明火，非專業(yè)管理人員不得隨意進入。
本制度由二00七年八月一日始施行。原“深建協(xié)字（2002）第20號《深圳建筑也協(xié)會辦公室管理制度》”及“深建協(xié)秘字（2003）第12號《深圳建筑業(yè)協(xié)會行政管理辦法》”同時廢止。
二00七年七月二十日
